Miten Business Finland seuraa rahoitettujen projektien etenemistä?

Kun Business Finlandilta saa rahoitusta hankkeeseen, rahojen on mentävä oikeaan kohteeseen. Siksi rahojen käytöstä on raportoitava säntillisesti.

Business Finlandilla on valtionavustuslain mukaan velvollisuus valvoa myöntämänsä rahoituksen käyttöä. Siksi rahoitusta saaneiden yritysten on raportoitava hankkeistaan: eteneekö hanke projektisuunnitelman mukaisesti ja mitä kuluja siinä on syntynyt. Seuranta alkaa rahoituspäätöksestä.

– Olennaista on, että rahoituksen saajan tulee antaa Business Finlandille rahoituksen maksamiseksi ja ehtojen noudattamisen valvomiseksi oikeat ja riittävät tiedot, sanoo Funding Control -yksikön johtaja Anne Kleemola.

Rahaa raportoinnin mukaan

Rahoitusehdoissa on määritelty, miten projektin sisältöä ja projektisuunnitelman toteutumista sekä projektissa syntyviä kustannuksia pitää raportoida. Lisäksi Business Finlandille on kerrottava projektisuunnitelmissa tapahtuneista muutoksista.

–  Raportoinnissa sisältöä ja kustannuksia pitää peilata projektisuunnitelmaan ja kertoa riittävän tarkasti, miten hanke etenee, kertoo Kleemola.

Rahoitusehdot ovat monta sivua pitkät, eikä niitä välttämättä tule luettua tarkasti allekirjoitusvaiheessa.

– Yrityksen vastuullisen johtajan pitäisi kuitenkin ymmärtää, että hän ei pysty hoitamaan raportointia yksin. Jos kirjanpitäjä ja tilintarkastaja ovat mukana ja perehtyneet ehtoihin, kaikki osapuolet pääsevät helpommalla.

Riittävä raportointi on olennaista, sillä Business Finland maksaa rahoituksen yrityksille raporttien ja kertyneiden kustannusten perusteella. Rahoitus maksetaan jälkikäteen – vasta kulujen maksamisen jälkeen.

Kaikista hankkeista kootaan loppuraportti, mutta se yksinään riittää vain lyhyimmissä hankkeissa. Pidemmissä projekteissa on useita väliraportteja. Yleensä raportointiväli on kuusi kuukautta.

Loppuraporttiin on liitettävä tilintarkastajan tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja kuvaa muun muassa projektikirjanpidon ja työajan seurannan toteuttamista. Hän ottaa myös kantaa siihen, ovatko raportoidut kustannukset rahoitusehtojen mukaisia.

Talouden pysyttävä kunnossa

Rahoituksen saamiseksi rahoitusehtoihin pitää tutustua huolellisesti, sillä sieltä käy ilmi, kuinka projektikirjanpito ja työajan seuranta on pidettävä ja miten raportointi on hoidettava. Rahoitusehdoissa on mainittu projektin tukikelpoiset kustannukset. Sieltä löytyvät myös laissa määritellyt tilanteet, joissa maksatus pitää keskeyttää tai lopettaa.

Yrityksellä pitää olla taloudelliset edellytykset projektin toteuttamiseen ja tulosten hyödyntämiseen. Jos taloustilanne heikkenee suhteessa ennakoituun kehitykseen, Business Finlandin pitää reagoida ja selvittää, pystyykö yritys jatkamaan hanketta. Maksatuksen yhteydessä arvioidaan taloudellisia edellytyksiä, esimerkiksi yrityksen oman pääoman tilannetta ja yrityksen konkurssiriskiä.

Business Finland seuraa myös sitä, että rahoituksen saaja hoitaa lakisääteiset velvoitteensa. Yrityksen on maksettava veronsa tai sovittava maksujärjestelystä verohallinnon kanssa. Ulosottoviranomainen ja tulli toimittavat myös tietoa mahdollisista ongelmista. Suomen Asiakastiedosta näkyvät mahdolliset maksuhäiriöt. Pakotelistalle oleville ei saa siirtyä rahaa.

Palkkoja selviteltävä eniten

Harva raportti ja maksatus menee läpi niin, ettei Business Finlandin tarvitse kysyä lisätietoja. Eniten kysyttävää tulee rahapalkoista.

Asiakkaalla on oltava työajan seuranta, jonka tietojen perusteella Business Finlandille toimitetaan palkkaerittely projektiin osallistuneista henkilöitä, heidän tekemästään työstä hankkeelle sekä tieto kokonaistyöajasta. Projektille kohdennettavan palkan laskennasta on hyvin tarkat ohjeet palkkaerittelylomakkeella.

Myös lähipiiriltä tehtävät ostot eli niin sanotut intressiostot aiheuttavat selvitystyötä. Jos esimerkiksi hallituksen jäsenen yrityksestä ostetaan jotain, tästä on tehtävä omakustannustilitys ja toimitettava tilintarkastajan tarkastusraportti. Näistä ostoista syntyvää katetta ei hyväksytä tukikelpoiseksi kuluksi.

Kolmantena usein selvitettävänä asiana tulevat lakisääteiset velvoitteet. Business Finlandin asiantuntijat joutuvat monesti selvittämään rahoituksen saajan verovelkoja ja maksuhäiriöitä.

Tarkastus paljastaa väärinkäytökset

Jos lisäselvittelyt eivät ole riittävät tai rahoitustarkastajat huomaavat kustannuksissa jotain epäselvää, Business Finland voi tehdä projektin aikana kustannustarkastuksen. Silloin tarkastaja käy projektikirjanpidon läpi ja selvittää, paljonko hankkeessa on tukikelpoisia kustannuksia vai onko sellaisia lainkaan.

Päättyneisiin hankkeisiin voidaan tehdä Business Finland -tarkastus (BF-tarkastus), jossa voidaan tarkastella yrityksen toimintaa projektia laajemmin.

Epäselvyyksien tai ilmiannon lisäksi tarkastukseen voi myös joutua satunnaisotannan pohjalta.

Jos tarkastuksen jälkeen projektin sisältöön tai kustannuksiin liittyy selvästi jokin väärinkäytös, Business Finland keskeyttää rahojen maksatuksen, lopettaa projektin ja perii rahoituksen takaisin. Jos on syytä epäillä avustuspetosta, asiasta tehdään tutkintapyyntö poliisille.

Merkittäville muutoksille saatava lupa

Kaikista Business Finlandin rahoittamaan projektiin liittyvistä muutoksista pitää ilmoittaa. Myös muutoksista, jotka liittyvät yritykseen liiketoimintaan tulee ilmoittaa Business Finlandille etukäteen.

Ilmoitus on tehtävä silloin, kun yritys myydään tai se myy liiketoimintojaan tai immateriaalioikeuksiaan ulkomaille, kun se siirtää liiketoimintansa ulkomaille tai jos sen omistuksessa tapahtuu muita muutoksia tai tapahtuu sulautumisia tai jakautumisia.

Business Finlandilta on saatava kirjallinen suostumus etukäteen tapauksissa, joissa liiketoimintaa siirtyy EU-alueen ulkopuolelle tai joissa muutos vaarantaa hankkeen taloudellisten tai tavoiteltujen vaikutusten toteutumisen.

– Kun omistus- tai määräysvalta siirtyy EU-alueen ulkopuolelle, voimme aina edellyttää rahoituksen takaisin maksua, Kleemola sanoo.