Effektiva sätt att sälja
Till Förenta nationerna

FN:s globala marknadsplats (UNGM)

FN vill agera öppet och opartiskt. I praktiken innebär det att FN publicerar nästan alla anbudsinfordringar i sin egen upphandlingsportal (UNGM). FN:s mest upphandlande organisationer, som är över 30 till antalet, anser att portalen är den främsta kanalen för att publicera sina öppna anbudsinfordringar. Innan leverantörer av varor eller tjänster kan samarbeta med FN måste de registrera sig på en portal där FN-personal kan hitta dem. Din egen synlighet här är viktig, särskilt när FN letar efter de mest potentiella säljarna. Den som säljer till FN eller planerar att bli säljare bör aktivt besöka UNGM-portalen för att gå igenom både öppna anbud (Procurement Opportunities) och kontrakt som redan gjorts med FN och olika leverantörer (Contract Awards).

Det lönar sig att närmare granska de avtal som ingåtts, eftersom de innehåller information om till exempel vem som har vunnit upphandlingen och hur mycket avtalet ska betalas. Via detta kan du också kontakta den person som ansvarar för FN-konventionen och be om mer information i ärendet. Dessutom kan de offentliggjorda avtalen bidra till att identifiera möjligheter att ingå i underleverantörsnätverk, särskilt när direktförsäljning till FN är utmanande.

Flera FN-organisationer använder olika e-upphandlingsportaler, som de kan använda antingen som fristående lösningar eller integrerade med UNGM-portalen. Dessa elektroniska system effektiviserar upphandlingsprocessen genom att digitalt hantera de steg som är relaterade till de olika formerna av FN-upphandling. De hjälper till med processerna för att öppna och formellt granska anbud som lämnats in av leverantörer. Elektroniska system används också när anbud från leverantörer jämförs eller när ett beslut om tilldelning fattas.

FN:s upphandlingsportal (UNGM) innehåller mycket användbar information utöver öppna anbud och ingångna kontrakt. Här är två viktiga länkar som du bör titta närmare på:

• Kunskapscentrumet (ungm.org) tillhandahåller information om FN-marknaden, upphandlingsverktyg och e-learningkurser.
• I UNGM Help Center finns praktiska tips om hur du registrerar dig i FN:s upphandlingsportal, men också mer information om upphandling. 

FN verkar under mycket krävande och utmanande förhållanden runt om i världen, samtidigt som de ger företag tillgång till globala marknader. Det är dock bara en av många marknader där man behöver lära sig FN:s upphandlingsmetoder för att lyckas. Nedan följer några viktiga punkter:  

Ordet "solicitation", som används i samband med FN-upphandlingar, syftar på olika former av upphandling genom vilka FN-organisationer kommunicerar sina upphandlingskrav. Vanligtvis är värdet av upphandlingen, dess betydelse och leveranstiden kritiska faktorer vid valet av format. Upphandlingsformat inkluderar att begära offerter, prisförfrågningar eller förslag från potentiella leverantörer. Även om leverantören av varorna eller tjänsterna inte kan delta i en upphandling som FN gör är det viktigt att alltid svara och ange om de kommer att delta eller inte. Detta visar på professionalism och säkerställer att FN-organisationen kan fortsätta sin upphandlingsprocess på ett effektivt sätt. FN:s viktigaste upphandlingsmetoder är följande: 

1. Begäran om EOI (intresseanmälan)

Leverantörer ombeds att tillhandahålla information om produkter, tjänster, resurser och förutsättningar, vilket gör det möjligt för FN att identifiera de mest potentiella leverantörerna.

2. Begäran om offert (RFQ)

En inköpsmetod i fritt format för produkter och tjänster som är lätt tillgängliga på marknaden och har ett lågt värde, till exempel mindre än 30 000 USD.

3. Inbjudan att lämna anbud (ITB)

En officiell form av upphandling av tydligt definierade varor och tjänster, där tilldelningen av kontraktet baseras på det mest fördelaktiga accepterade anbudet, till exempel ett värde som är större än 30 000 USD.

4. Begäran om förslag (RFP)

En form av upphandling där både priset och den tekniska lösningen bidrar till tilldelningen av kontraktet, till exempel ett värde på mer än 30 000 USD.

5. Långsiktigt avtal (LTA) 

Ett avtal som baserar sig på en ITB och en RFP (2-5 år), vilket innebär att det i allmänhet inte publiceras några nya anbud på produkten eller tjänsten i fråga under avtalstiden.

6. Direkt upphandling 

Direktupphandling kan användas till exempel i humanitära kriser.

I Collaborating Procurement går flera FN-organisationer samman i syfte att uppnå kostnadsbesparingar eller förbättra tjänster genom att minska överlappande aktiviteter mellan FN-organisationer. Genom denna typ av samarbete harmoniserar och effektiviserar FN sina upphandlingar.

Ett exempel på gemensam upphandling är samarbetet mellan FN:s befolkningsfond (UNFPA), FN:s barnfond (Unicef) och FN:s flyktingkommissariat (UNHCR). Som svar på bristen på globalt standardiserade kvalitetsstandarder för mensskydd utvecklade dessa FN-aktörer dem tillsammans.

Lära sig mer

När ett företag har ett långsiktigt avtal (LTA) med en FN-organisation kan andra använda samma avtal. Denna praxis är känd som Piggybacking eller FN-till-FN-upphandling och används av ett antal FN-organisationer, vilket gör att de kan dra nytta av ett befintligt kontrakt utan att starta en ny anbudsprocess. Detta kommer också att ge journalister mer synlighet och göra det lättare för dem att sälja till FN.

Både Collaborating Procurement och Piggybacking syftar till att förbättra FN:s upphandlingsprocesser. När Piggybacking utnyttjar befintliga kontrakt för att öka effektiviteten kräver gemensam upphandling samarbete mellan olika aktörer från början för att uppnå gemensamma upphandlingsmål. 

• En leverantör kan ingå ett traditionellt tidsbundet engångsavtal för leverans av vissa varor och tjänster till ett överenskommet pris.
• Leverantören kan ingå ett långsiktigt avtal, som är ett ramavtal. Den specificerar inte mängden varor och tjänster och handlar om behoven hos en FN-organisation under en tidsperiod, som vanligtvis är mellan 2 och 5 år.
• Det är också möjligt att ingå ett icke-kommersiellt partnerskap med FN, baserat på pro bono-aktiviteter.  

• Godkännande av FN:s betalningsvillkor
• Tekniska krav
• Leveransvillkor och tid
• Leverans baserad på internationella standarder
• Tillhandahållande av styrkande handlingar, inklusive eventuella hänvisningar
• Bevisad produktionskapacitet och finansiell stabilitet
• Pris

Att delta i FN:s upphandlingsprocess kan vara både givande och utmanande för leverantörer. Det är mycket viktigt att förstå hur olika FN-organisationer gör sina inköp. Checklistan nedan hjälper blivande journalister att bli en pålitlig FN-partner.

1. Registrera dig på FN:s upphandlingsportal (UNGM) 
Registrera dig gratis på upphandlingsportalen (UNGM) och besök den regelbundet för att kolla in och leta efter upphandlingsmöjligheter.  

2. Välj UNSPSC-koder 
Vid registreringen måste leverantören välja FN:s standardkod för produkter och tjänster (UNSPSC) för sin egen produkt eller tjänst. Koderna hjälper FN-personal att hitta leverantörer och gör det möjligt för leverantörer att klassificera sina erbjudanden. Att välja rätt koder är viktigt.  

3. Resurs på heltid för företaget 
Försäljning till FN är ett heltidsjobb. Anställ en person i ditt företag som kommer att fokusera på denna uppgift. 

4. Skapa din egen strategi 
Planera det bästa tillvägagångssättet och definiera dina mål och metoder för att uppnå dem. 

5. Bestäm vad du ska sälja
Om du har ett brett utbud av tjänster, bestäm vilken enskild produkt eller tjänst du vill sälja till FN. 

6. Fokusera på specifika FN-organisationer 
Välj ut några FN-organisationer att fokusera på och ta en detaljerad titt på deras inköpsprocesser.  

7. Utforska, utforska och bygg relationer 
Lär dig mer om FN och dess upphandlingsprocesser i allmänhet. Bygg relationer och marknadsför dina egna erbjudanden.  

8. Bekanta dig själv med FN:s upphandlingsmetoder 
Läs mer om de upphandlingsmetoder som FN använder vid inköp av produkter och tjänster. Vad betyder förkortningarna EOI (Expression of Interest), RFQ (Request for Quotation), ITB (Invitation to Bid) och RFP (Request for Proposal), LTA (Long-Term Agreement)? Har ditt företag möjlighet att delta i dem, eller hur skulle det kunna skapa LTA? 

9. Bekanta dig med de avtal som ingåtts (kontraktstilldelningar) 
När du bekantar dig med öppen konkurrensutsättning kan du också gå igenom avtal som redan har ingåtts mellan FN och leverantörer genom UNGM. Har du någonsin funderat på möjligheten att vara underleverantör till en leverantör som redan säljer till FN?  

10. Skicka en offert inom utsatt tid
Om du har bestämt dig för att delta i konkurrensutsättningen och lämna in ett anbud ska du svara på det begärda språket senast en minut inom utsatt tid. 

11. Ge omfattande information för RFP:er 
De dokument som krävs för RFP:er är frågeformulär; Ange all information som efterfrågas. Personalen på FN:s upphandlingsavdelning letar efter korrekta svar och information.  

12. Fråga och ta reda på om ditt bud inte vann 
Om du inte vann, fråga varför du vann och fråga också om det vinnande priset för konkurrensutsättningen. Om priset är konfidentiellt kan du fråga i vilket prisintervall ditt bud lades. (Till exempel näst lägst, tredje lägst osv.) 

13. Ha tålamod 
FN lovar inga snabba segrar. Det första kontraktet kan ta flera år (2-5 år), beroende på organisation.  Men om du inte deltar och bjuder kan du inte heller vinna. 
 
14. UNGM:s tjänst för varning om anbudsförfaranden (TAS)
Överväg att prenumerera på en betald TAS-tjänst för att få meddelanden i rätt tid om inköpsmöjligheter relaterade till dina produkter och tjänster. 

15. Delta i upphandlingsseminarier 
Delta i upphandlingsevenemang som ordnas av Business Finland och Finlands utrikesministerium tillsammans med de övriga nordiska länderna (Business Sweden, Innovasjon Norge, Danmarks utrikesministerium, Business Iceland och Business Finland). 

16. Var proaktiv 
Var proaktiv och svara när FN kontaktar dig. Onödig blygsamhet eller blyghet kommer inte att främja din sak.

17. Bekanta dig med och delta i verksamheten i FN:s innovationsnätverk