Yhteistyö YK:n kanssa – liiketoimintamahdollisuuksia suomalaisille

YK haluaa toimia läpinäkyvästi ja tasapuolisesti. Käytännössä se tarkoittaa, että YK julkaisee lähes kaikki tarjouspyynnöt omassa hankintaportaalissaan (UNGM). YK:n eniten hankintoja tekevät organisaatiot, joita on reilut 30, pitävät tätä portaalia ensisijaisena kanavana avoimien tarjouspyyntöjensä julkaisemiseen. Ennen kuin tavaran tai palvelun toimittajat voivat tehdä yhteistyötä YK:n kanssa, heidän on rekisteröidyttävä portaaliin, jonka kautta YK:n henkilöstö löytää heidät. Oma näkyvyys täällä on tärkeää, varsinkin kun YK etsii potentiaalisimpia myyjiä. YK:lle myyvän tai myyjäksi aikovan kannattaa vierailla aktiivisesti UNGM-portaalissa käydäkseen läpi sekä avoimia kilpailutuksia (Procurement Opportunities) että jo YK:n ja eri toimittajien kanssa tehtyjä sopimuksia (Contract Awards).

Tehtyjä sopimuksia kannattaa tutkia tarkemmin, koska ne sisältävät tietoa esimerkiksi siitä, kuka on voittanut sopimuksen ja mikä on sopimuksen summa. Tätä kautta voi olla yhteydessä myös YK:n sopimuksesta vastaavaan henkilöön ja kysyä lisätietoja asiasta. Lisäksi nämä julkaistut sopimukset saattavat auttaa löytämään mahdollisuuksia olla mukana alihankintaverkostoissa, erityisesti silloin, kun suoramyynti YK:lle on haasteellista.

Useat YK:n organisaatiot käyttävät erilaisia sähköisiä hankintajärjestelmiä (eProcurement portals), joita ne voivat hyödyntää joko itsenäisinä ratkaisuina tai integroituna UNGM-portaaliin. Nämä sähköiset järjestelmät tehostavat hankintaprosessia hallinnoimalla digitaalisesti vaiheita, jotka liittyvät YK:n eri hankintamuotoihin. Ne auttavat prosesseissa, joissa toimittajien jättämät tarjoukset avataan ja tarkistetaan virallisesti. Sähköisiä järjestelmiä hyödynnetään myös silloin, kun toimittajilta saatuja tarjouksia vertaillaan tai kun päätös sopimuksen myöntämisestä tehdään.

YK:n hankintaportaali (UNGM) sisältää paljon hyödyllistä tietoa avoimien kilpailutusten ja tehtyjen sopimusten lisäksi. Ohessa kaksi keskeistä linkkiä, joihin kannattaa tutustua tarkemmin:

• Knowledge Centre (ungm.org) tarjoaa tietoa YK:n markkinasta, hankintatyökaluista ja e-oppimiskursseista. 
• UNGM Help Center antaa käytännön vinkkejä, kuinka rekisteröidytään YK:n hankintaportaaliin, mutta sitä kautta saa myös lisätietoa hankinnoista. 

Yhdistyneet kansakunnat toimii erittäin vaativissa ja haastavissa olosuhteissa ympäri maailmaa, tarjoten samalla yrityksille pääsyn globaaleille markkinoille. Se on kuitenkin vain yksi monista markkinoista, jossa menestyäkseen on opittava YK:n hankintamuodot. Alla muutama keskeinen asia:  

1. YK:n hankintamuodot 

YK:n hankintojen yhteydessä käytettävä sana “solicitation” tarkoittaa erilaisia hankintamuotoja, joilla YK:n organisaatiot viestivät hankintavaatimuksistaan. Tyypillisesti hankinnan arvo, sen tärkeys ja toimitusaika ovat kriittisiä tekijöitä muodon valinnassa. Hankintamuodot sisältävät tarjousten, hintapyyntöjen tai ehdotusten pyytämisen potentiaalisilta toimittajilta. Vaikka tavaran tai palvelun toimittaja ei voisi osallistua YK:n esittämään hankintapyyntöön, on tärkeää aina vastata ja ilmoittaa, osallistuuko vai ei. Tämä osoittaa ammattimaisuutta ja varmistaa, että YK:n organisaatio voi jatkaa hankintaprosessiaan tehokkaasti. YK:n keskeiset hankintamuodot ovat: 

1. Request for EOI (Expression of Interest)

• Toimittajia pyydetään antamaan tietoa tuotteista, palveluista, resursseista ja edellytyksistä, jolloin YK pystyy tunnistamaan itselleen potentiaalisimmat toimittajat. 

2. Request for Quotation (RFQ)

• Vapaamuotoinen hankintatapa markkinoilla helposti saataville tuotteille ja palveluille, joiden arvo on alhainen, esimerkiksi alle 30 000 USD. 

3. Invitation to Bid (ITB)

• Virallinen hankintamuoto selvästi määritellyille tuotteille ja palveluille, jossa sopimuksen saaminen perustuu edullisimpaan hyväksyttyyn tarjoukseen, esimerkiksi arvo yli 30 000 USD.

4. Request for Proposal (RFP)

• Hankintamuoto, jossa sopimuksen saamiseksi sekä hinta että tekninen ratkaisu vaikuttavat sopimuksen saamiseen, esimerkiksi arvo yli 30 000 USD. 

5. Long-Term Agreement (LTA) 

• ITB:n ja RFP:n perusteella tehtävä sopimus (2–5 vuotta), jolloin sopimuksen voimassaoloaikana ei yleensä julkaista uusia tarjouskilpailuja kyseisestä tuotteesta tai palvelusta. 

6. Direct Contracting 

• Suorahankintoja voidaan käyttää esimerkiksi humanitaarisissa kriiseissä. 

2. Yhteishankinnat ja Piggybacking 

Yhteishankinnoissa (Collaborating Procurement) useat YK:n organisaatiot yhdistävät voimansa tavoitteenaan saada kustannussäästöjä tai parantaa palveluja vähentämällä päällekkäisiä toimintoja YK:n organisaatioiden välillä. Tällaisella yhteistyöllä YK yhdenmukaistaa ja tehostaa hankintojansa.

Esimerkki yhteishankinnoista on YK:n väestörahaston (UNFPA), YK:n lastenrahaston (UNICEF) ja YK:n pakolaisjärjestön (UNHCR) välinen yhteistyö. Vastauksena maailmanlaajuisesti standardoitujen laatuvaatimusten puutteeseen kuukautistuotteille, nämä YK:n toimijat laativat ne yhdessä.

Lue lisätietoja

Kun yrityksellä on pitkäaikainen sopimus (LTA) yhden YK:n organisaation kanssa, muut voivat käyttää samaa sopimusta. Tämä käytäntö tunnetaan nimellä Piggybacking tai UN-to-UN procurement, ja sitä käyttävät useat YK:n organisaatiot, jolloin ne voivat hyötyä olemassa olevasta sopimuksesta ilman uuden tarjousprosessin aloittamista. Tämä antaa myös toimittajille enemmän näkyvyyttä ja helpottaa heidän myyntiänsä YK:lle.

Sekä yhteishankinnat (Collaborating Procurement) että Piggybacking pyrkivät parantamaan YK:n hankintaprosesseja. Kun Piggybacking hyödyntää olemassa olevia sopimuksia tehokkuuden lisäämiseksi, yhteishankinnat edellyttävät eri toimijoiden yhteistyötä alusta alkaen yhteisten hankintatavoitteiden saavuttamiseksi. 

Vaihtoehtoiset sopimustyypit YK:n kanssa 

• Toimittaja voi tehdä perinteisen määräaikaisen kertasopimuksen tiettyjen tavaroiden ja palveluiden toimittamisesta sovitulla hinnalla.
• Toimittaja voi tehdä pitkäaikaisen sopimuksen, joka on puitesopimus. Siinä ei ole määritelty tavaroiden ja palveluiden määrää, ja se koskee yhden YK:n organisaation tarpeita tietyn ajanjakson aikana, joka on yleensä 2–5 vuotta.
• YK:n kanssa on mahdollista solmia myös ei-kaupallinen kumppanuus, joka perustuu pro bono -tyyppiseen toimintaa.  

YK arvioi tarjoukset seuraavasti

• YK:n maksuehtojen ja muiden ehtojen hyväksyminen
• Tekniset vaatimukset
• Toimitusehdot ja -aika
• Toimituksen pohjautuminen kansainvälisiin standardeihin
• Tukidokumenttien toimittaminen, mukaan lukien mahdolliset referenssit
• Todistettu tuotantokapasiteetti ja taloudellinen vakaus
• Hinta

Muistilista omien hankintamahdollisuuksien maksimoimiseksi

YK:n hankintaprosessiin osallistuminen voi olla toimittajille sekä palkitsevaa että haasteellista. On erittäin tärkeää ymmärtää, kuinka eri YK:n organisaatiot tekevät hankintansa. Alla oleva muistilista auttaa toimittajaksi aikovaa, jotta hänestä tulisi luotettava YK:n yhteistyökumppani.

One-Pager: Tehokas työkalu YK-myyntipuheeseen

On tärkeää ymmärtää, että myynti YK:lle ei ole pelkän tuotteen tai palvelun suoraa myymistä. Myyntiprosessi sisältää suhteiden rakentamista ja molempia osapuolia hyödyttävän tilanteen löytämistä (win-win). Käsite “Sharing is caring” kiteyttää tämän ajatuksen. Toimittajan on ymmärrettävä YK:n kohtaamat haasteet ja uskottavasti osoittaa halun ja kyvyn auttaa YK:n organisaatioita omilla ratkaisuillaan. Yhdeksi työkaluksi YK-kohtaamisiin kannattaa tehdä ns. One-Pager, joka on yksisivuinen dokumentti helposti ja nopeasti löydettävään yleistietoon tuotteesta tai palvelusta.

Ohessa muutama vinkki, mitä asioita One-Pageriin, joka toimii hyvin myös myyntipuheena YK:lle, kannattaa laittaa: 

• Kuvaa selkeästi oma tarjoamasi.
• Korosta hyötyjä, joita tarjoamasi tuo YK:lle.
• Korosta omaa kilpailuetuasi.
• Jos sinulla on referenssejä kehittyviltä markkinoilta, laita vähintään yksi esimerkki mukaan.
• Lyhyt yrityksen kuvaus, jossa mukana yhteystiedot.
• Lyhyt selitys, kuinka tarjoamasi tai ratkaisusi edistää kestävä kehitystä ja paikallista vaikutusta.
• Keskity myymään hyötyjä, sen sijaan, että luottelisit yksityiskohtaisia teknisiä tietoja. Tiivistä ja yksinkertaista asiat One-Pageriin. 

Kestävyys YK:n hankintojen kärjessä

Yhdistyneiden kansakuntien kestävän kehityksen tavoitteet (SDG:t) ovat kokoelma 17 toisiinsa liittyvää globaalia tavoitetta, joiden tarkoitus on toimia ”suunnitelmana paremman ja kestävämmän tulevaisuuden saavuttamiseksi kaikille” vuoteen 2030 mennessä. Nämä tavoitteet asetettiin vuonna 2015 Yhdistyneiden kansakuntien yleiskokouksessa, ja niiden on tarkoitus toteutua vuoteen 2030 mennessä, varmistaen, että ketään ei jätetä yksin.

Ne käsittelevät laajasti sosiaalisia, taloudellisia ja ympäristöön liittyviä kysymyksiä, kuten köyhyyden ja nälän lopettamista, terveyden ja hyvinvoinnin varmistamista, sukupuolten tasa-arvon edistämistä, puhtaan veden ja sanitaation tarjoamista, uusiutuvan energian edistämistä, kestävän talouskasvun tukemista, ilmastonmuutoksen torjumista sekä rauhan ja oikeudenmukaisuuden edistämistä.

Keskeinen osa YK:n kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamista ovat kumppanuudet, jotka ovat SDG 17:ssä nimetty “Partnerships for the Goals”. Tämän tavoitteen mukaan kestävän tulevaisuuden rakentaminen vaatii tehokasta yhteistyötä maiden, sektoreiden ja toimialojen välillä.

YK:n hankintaprosessit on suunniteltu tukemaan kestävää kehitystä kaikilla osa-alueilla, mikä tarkoittaa, että YK:n hankinnoissa otetaan huomioon ympäristönsuojelu, yhteiskunnallinen osallisuus ja talouden vahvistaminen.

YK:n mukaan ”Hankinta on kestävää, kun se sisältää vaatimuksia ja kriteerejä, jotka tukevat ympäristönsuojelua, sosiaalista edistystä ja taloudellista kehitystä. Tämä saavutetaan muun muassa resurssitehokkuutta lisäämällä, tuotteiden ja palveluiden laatua parantamalla ja lopulta kustannuksia optimoimalla.” 

Kestävät hankinnat – yhteistyö YK:ssa

Useat YK:n organisaatiot pyrkivät entistä tehokkaammin integroimaan kestävyyden omiin hankintaprosesseihinsa. YK:n vuoden 2023 tilastoraportin mukaan YK:lla 30 eniten ostanutta organisaatiota antoivat tietoa kestävistä hankintakäytännöistään. (kyselyssä oli mukana 32 organisaatiota).

Esimerkki YK:n organisaatiosta, joka toteuttaa kestävän kehityksen periaatteita kehittämällä ympäristöystävällisiä tuotespesifikaatioita, on UNHCR (YK:n pakolaisjärjestö/UN Refugee Agency).UNHCR parantaa kestävyyttä toimitusketjussaan avustustarvikkeiden, kuten telttojen, peittojen ja makuualustojen osalta. Tässä aloitteessaan järjestö on esimerkiksi vähentänyt hiilidioksidipäästöjä lähes 60 %, käyttämällä 200 kierrätettyä muovipulloa per lämpöpeitto.

YK:n kanssa on tärkeää oppia puhumaan ns. SDG-kieltä. Yksi keskeisistä asioista on kertoa, miten yrityksen tai organisaation tarjoama edistää kestävää kehitystä tai kuinka sillä saadaan aikaiseksi positiivisia kehitysvaikutuksia. Omassa ratkaisussaan kannattaa keskittyä yhdellä kertaa mieluummin vain muutamaan SDG:hen, kun näitä tavoitteita integroidaan yrityksen strategiaan, ja kun niistä puhutaan YK:n kanssa. Lisäksi kannattaa muistaa, että pikkuhiljaa tehtävät muutokset yrityksen strategiaan kestävän kehityksen osalta ovat riittäviä, koska vähemmän voi olla enemmän.

Lisätietoa löytyy alla olevista linkeistä:

• The Sustainable Development Goals Report 2023
• United Nations SDG Learncast | UN SDG:Learn (unsdglearn.org)
• Global Compact Network Finland  

Napsauta tästä nähdäksesi, mitkä ovat tärkeimmät YK:n hankinnoista vastaavat organisaatiot vuoden 2023 tilastoraportin mukaan:

UN System Chart on visuaalinen esitys Yhdistyneiden kansakuntien ja siihen kuuluvien virastojen, rahastojen ja ohjelmien rakenteesta. Se havainnollistaa, miten YK:n eri osat on järjestetty ja miten ne toimivat keskenään. 

Pohjoismaiden lähestymistapa YK:n hankintamaailmaan

Pohjoismaiden ja YK:n yhteinen hankintaseminaari

Pohjoismaat, jota edustavat tässä yhteydessä Business Finland, Business Sweden, Innovation Norway, Tanskan ulkoministeriö ja Business Iceland, ovat muodostaneet konsortion YK:n hankintojen edistämiseksi. Vuodesta 2018 lähtien maamme ovat joka toinen vuosi järjestäneet yhdessä Pohjoismaiden YK-hankintaseminaarin. Satoja yrityksiä sekä toistakymmentä YK:n eri organisaatiota ovat kokoontuneet Kööpenhaminassa sijaitsevaan UN Cityyn, joka on yksi YK:n globaaleista hankintakeskuksista. Seuraavan kerran hankintaseminaari pidetään kesäkuussa 2025. 

Pohjoismaiden kanssa yhteistyössä WFP ja UNOPS

Vuodesta 2023 lähtien WFP (World Food Program) on tehnyt yhteistyötä Pohjoismaiden YK-konsortion kanssa. Hankintaseminaari on nimeltään ”WFP Procurement Dialogue”, ja se on järjestetty verkossa. Konsortio on aiemmin tehnyt yhteistyötä myös UNOPS:n (United Nations Office for Project Services) kanssa. Tämä verkossa pidetty hankintatapahtuma on ollut nimeltään ”Nordic Private Sector Market Dialogues”. Näiden tapahtumien tavoitteena on ollut edistää suoraa vuoropuhelua yksityisen sektorin ja YK:n välillä, saada tietoa YK:n tarpeista ja haasteista sekä esitellä pohjoismaisia innovatiivisia ratkaisuja.

Suomalaisyrityksille suunnatut YK-hankintaseminaarit

Business Finland on yhteistyössä Suomen ulkoministeriön ja YK:n kanssa järjestänyt useita hankintatapahtumia, joissa kohderyhmänä ovat olleet suomalaiset yritykset ja organisaatiot. Tähän kuuluvat seminaarit FAO:n (Food and Agriculture Organization) ja UN DOS:n (Department of Operational Support) kanssa. Tapahtumien tarkoituksena on ollut lisätä YK:n tietoisuutta Suomen tarjoamista kestävän kehityksen mukaisista ratkaisuista, liittyen esimerkiksi ICT:hen, energiaan, veteen, kyberturvallisuuteen sekä kuljetukseen ja logistiikkaan. Samalla yritykset ovat oppineet, miten nämä YK:n organisaatiot tekevät hankintansa, ja heillä on ollut myös mahdollisuus jatkaa itsenäisesti kahdenkeskisiä keskusteluita tästä eteenpäin. 

Vaikka Suomi ei ole YK:n hankintakeskus, useat YK:n organisaatiot ovat perustaneet toimipisteitä tänne. Lisätietoja alla: 

• UN Migration IOM Finland
• UNU-WIDER (United Nations University World Institute for Development Economics Research)
• UNDP Finland (United Nations Development Program) 
  UNICEF office of Innovation Helsinki:
  • UNICEF Global Learning Innovation Hub 
  • The UNICEF Global Innovative Finance Hub 
• UN Global Pulse Finland 

Tarkempaa tietoa on mahdollista saada Suomen ulkoministeriön kotisivuilta.

Ukraine Pilot case

Developing Markets Platform (DevPlat) auttaa suomalaisia yrityksiä ja heidän kumppaneitaan kehittämään kestävää liiketoimintaa ja saamaan globaalia rahoitusta kehittyvillä markkinoilla. Yhtenä tehtävänä DevPlatissa on tukea suomalaisia yrityksiä rakentamaan strategiansa YK:n hankintoihin. Samalla se tarjoaa alustan kokeiluille ja vaihtoehtoisille yhteistyötavoille, josta esimerkkinä on Ukrainan pilottihanke. Pilottihanke keskittyy muun muassa humanitaariseen miinanraivaukseen, jossa tavoitteena on ymmärtää tätä haastetta YK:n näkökulmasta. Lisäksi kasvatetaan yritysten tietoisuutta liiketoimintamahdollisuuksista sekä yhteistyökumppanuuksista. Business Finlandissa toimii Ukraine desk, jonka tehtäviä Ukrainan pilottihanke täydentää.

DevelopmentAid 

DevelopmentAid on työkalu, joka auttaa tunnistamaan mahdollisuuksia kehittyvillä markkinoilla. Se parantaa markkinatietoutta, lisää liiketoimintamahdollisuuksien löytymistä, vahvistaa kumppanuuksia ja tukee tietoon perustuvaa päätöksentekoa. Team Finland tarjoaa tämän palvelun suomalaisille organisaatioille ilmaiseksi. Saadaksesi tunnukset ja koulutusta työkalun käyttöön, ota yhteyttä: meshack.wasiar (at) businessfinland.fi 

Finnpartnershipin pilotointiavustus

Yksi esimerkki, kuinka yritys voi aloittaa yhteistyön YK:n kanssa päästäkseen mukaan hankintoihin on Finnpartnershipin myöntämä tukiraha, jossa yritys pilotoi kehitysapukelpoisen kansainvälisen järjestön kanssa.