Lähteäkö koordinoimaan Horisontti Eurooppa -projektia?

Avustussopimuksessa (artikla 7) määritellään koordinaattorin vastuut, joita ei voi delegoida muille projektin osapuolille eikä teettää alihankintana. Näistä tärkeimpiä ovat:

• Komissiolta saatujen maksujen jakaminen muille avustuksensaajille viivytyksettä
• Projektin asianmukaisen toteutuksen seuranta
• Tiedonvälittäjä konsortion ja komission välillä
• Komission vaatimien dokumenttien tarkistus ennen niiden lähettämistä
• Raporttien lähetys

Koordinaattorin riittävä taloudellinen vastuunkantokyky tarkistetaan avustussopimuksen valmisteluvaiheessa (the financial capacity check), mikäli haettu avustussumma ylittää EUR 500 000, poikkeuksena julkiset toimijat.

Koordinaattori on päävastuussa hakemusvalmistelusta. Hän huolehtii aikataulusta, ohjeistaa, kokoaa materiaalin yhteen ja submitoi hakemuksen Funding&Tenders -portaalissa. Vinkkejä valmisteluvaiheeseen:

• Lue hakukuulutus huolella. Tarkista, mitä projekteja on jo rahoitettu.
• Panosta projektin kannalta parhaan konsortion kokoamiseen. Osallistujien osaamisen tulee olla toisiaan täydentävää. Huomioi mahdolliset kilpailuasetelmat.
• Sovi selkeät roolit ja vastuut hakemuksen kirjoittamiseen sekä alustava budjettijako. Budjetin tulee perustua tehtävään työhön, ei tasaosuuksiin tai prosenttijakoon.
• Avoin ja joustava keskustelukulttuuri rakentaa tärkeää luottamusta alusta lähtien.
• Sitouta yhteistyökumppanit esimerkiksi Memorandum of Understanding (MoU) tai Letter of Intent (LoI) -dokumentilla ja varmista salassapito jo alusta lähtien salassapitosopimuksella (NDA).
• Konsortion sisäisestä hallinnosta, EU-avustusten jakamisesta, tausta-aineistoihin ja tuloksiin liittyvistä yksityiskohdista, riitojen ratkaisuista sekä vastuista ja luottamuksellisuudesta on hyvä keskustella heti valmistelun alkumetreillä. Edellä mainituista on joka tapauksessa sovittava kirjallisella konsortiosopimuksella ennen projektin alkamista.
• Projektiosallistujien tulee olla samaa mieltä hakemuksen sisällöstä ja koordinaattorilla täytyy olla kirjallinen lupa lähettää hakemus konsortion nimissä (esim. sähköposti riittää).

Avustussopimuksen valmisteluvaiheessa huomioitavaa:

• Koordinaattori allekirjoittaa avustussopimuksen, on päävastuussa avustussopimusvalmistelusta ja käy kaiken kirjeenvaihdon komission kanssa.
• Muu konsortio liittyy sopimukseen allekirjoittamalla Accession Formit.
• Projektihallinto hoidetaan kokonaan komission sähköisessä Funding&Tenders -portaalissa. Koordinaattori lisää projektiosallistujille pääkäyttäjäoikeudet (Participant Contact). Mutta oikeuksien ylläpito projektin aikana on jokaisen osallistujaorganisaation omalla vastuulla (esim. työntekijän vaihtaessa työpaikkaa oikeudet poistetaan).
• Projektisuunnitelmaan voi tehdä vain välttämättömimmät muutokset (mm. eettisen tai turvallisuusarvioinnin vaatimukset, osallistujan poistaminen konsortiosta, selkeät virheet).
• Projektin alkamis- ja raportointiajankohtia suunniteltaessa kannattaa huomioida mm. lomakaudet. Lomakausi ei tosin ole yksin perusteltu syy siirtää projektin aloituspäivää.
• Konsortiosopimuksen tulee olla allekirjoitettu ennen projektin alkamista, ja sitä päivitetään tarvittaessa.

Projektin käynnistyttyä:

• Koordinaattori jakaa komission ennakkomaksun muulle projektiosallistujille viipymättä ellei toisin ole sovittu konsortiosopimuksessa.
• Projektin kustannukset ovat hyväksyttäviä vasta projektin käynnistyttyä. Tämä kannattaa huomioida mm. kick-off -päivän suunnittelussa.
• Säännöllinen yhteydenpito konsortion kesken on osa riskienhallintaa. Kokouksia tarpeen mukaan ja tarvittavalla tavalla, myös sähköpostipäätökset ovat mahdollisia. 
• Projektiosallistujat vastaavat yhdessä hankkeen teknisestä toteutuksesta, mutta jokaisella on vastuu omista kustannuksistaan.
• Raportointi: koordinaattori toimii ns. laaduntarkistajana eli huolehtii, että kaikki vaaditut dokumentit on huolella laadittu, kokoaa ne yhteen ja lähettää yhdellä kertaa komissioon.
• Talousraportointi: koordinaattori ei ota kantaa kustannusten hyväksyttävyyteen, vaan tilitettyjen kustannusten hyväksyttävyydestä vastaa aina ne tilittänyt osallistuja.
• Kaikki sopimusmuutokset koordinaattorin kautta; keskustele ennakkoon Project officerin kanssa.
• Hyvällä koordinaattorilla on aina kokonaiskuva projektin tilanteesta (esim. pyydä epävirallinen raportointi 6 kk välein).
• Hyödynnä hankkeen sisäisessä raportoinnissa komission malleja ja käytäntöjä, uusia ei kannata välttämättä keksiä.
• Katselmuksiin (review meeting) on hyvä valmistautua huolellisesti. Tyypillisesti kokoukseen osallistuvat projektin keskeiset toimijat, joskus koko konsortio. Komission ehdottama asiantuntijalista kannattaa myös käydä läpi ja esittää siihen tarvittaessa muutoksia.
• Anna organisaatiosi/konsortiosi viestintäammattilaisten auttaa projektin viestinnässä ja miettikää myös suurta yleisöä. Projektin verkkosivut on myös syytä pitää ajan tasalla.

• Loppuraportointi 60 päivän sisällä projektin päättymisestä
• Loppumaksun jakaminen konsortiolle ja mahdollisten ylimaksatusten takaisinperintä
• Julkaisut: Open Access kustannuksia saattaa syntyä vielä hankkeen päättymisen jälkeen
• Hyödyntämisvelvoite jatkuu 4 vuotta hankkeen päättymisestä
• Salassapitovelvollisuudet jatkuvat niin kuin konsortion kesken on sovittu
• Hankkeen verkkosivuja saatetaan ylläpitää
• Osaamisen hyödyntäminen ja jakaminen, saavutuksista viestiminen
• Kokemusten purku, mitä saavutettiin, mitä opittiin
• Verkostoituminen ja jatkoyhteistyö