Anvisningar för rapportering av projektinnehåll och kostnader

Finländska företag rapporterar i nätservice

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnader enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren och personer som har rätt att företräda företaget.

Bilagor till rapporten

• Kostnadsfördelningen som bifogats ansökningen kostnadstabell (Cost breakdown) fungerar också som en uppdelning av kostnaderna i samband med rapporteringen. Upprätthåll kalkylarket genom hela projektet och skicka det alltid som en uppdaterad bilaga till rapporten.
• Se till att också skicka med revisorns revisionsberättelse vid varje rapport.
• Arbetstidsuppföljning och tillhörande lönespecification Y4 krävs endast om du får annan finansiering från Business Finland samtidigt med AV-produktionsincitamentet, där finansieringsvillkoren kräver arbetstidskontroll.

Utländska finansieringsmottagare rapporterar på en (separat) blankett

Utländska mottagare av finansiering kan inte identifiera sig genom Suomi.fi-tjänsten, så de kan inte rapportera i nätservicen.

En utländska stödmottagaren får alltid hjälp av ett finländskt produktionskoordinatorföretag som ansvarar för upphandling av tjänster, övervakningskostnader och också bidrar till rapporteringen:

• Det finska produktionskoordinatorföretaget tar hand om projektredovisningen och upprätthåller en kostnadsspecifikation (Cost breakdown) av projektets kostnader.
• Produktionskoordinatorn skickar finansieringsmottagaren en kostnadsspecifikation och en faktura för de kostnader som uppstått under rapporteringsperioden.
• Den utländska stödmottagaren betalar produktionskoordinatorns faktura.
• Den utländska stödmottagaren fyller i en rapport och skickar den till produktionskoordinatorn.
• Produktionskoordinatorn beställer en revisionsrapport från den externa revisorn vid varje avräkning.
• Den utländska stödmottagaren skickar med en skyddad e-postanslutning en rapport med bilagor (kostnadsspecificering och revisorns revisionsberättelse som produktionskoordinatorn har skickat till stödmottagaren).
• Business Finland betalar produktionsincitamentet till den utländska mottagaren, förutsatt att rapporten med kostnadsredovisningar, kostnadsspecifikation och revisorns revisionsrapport har lämnats till Business Finland inom utsatt tid.

Slutrapporten innehåller också uppföljningsfrågor för att bredare kartlägga projektets resultat och effekter.

Avfatta din rapport i nätservice

Rapportera om projektets framsteg och kostnaderna för projektet i nätservicen. Rapporten om projektets framsteg och kostnadsutveckling kan göras av flera personer i nätservicen, men inte samtidigt. Endast den ansvariga ledaren för projektet och en person som har rätt att teckna företagets firma kan godkänna och skicka en rapport till Business Finland.

Utbetalning av finansiering

Finansieringen kan utbetalas när rapporten och avräkningen har lämnats in i tid och godkänts av Business Finland. Den sista raten av den beviljade finansieringen betalas alltid efter slutrapporten och sista redovisningen. Detta för att undvika onödiga återkrav i situationer där det uppskattade beloppet för stödberättigade kostnader inte uppnås. Villkoren för utbetalning av finansieringen och rapportering överensstämmer inte i investerings- och utredningsprojekt. 

Avfatta din rapport i nätservice

Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservice. Samtidig redigering är emellertid inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Kontaktpersonen för kostnadsredovisningen (en person i ekonomiförvaltningen, till exempel en revisor) bekräftar kostnaderna med sin försäkran.

Acceptabla kostnader

Stödberättigade kostnader är endast köpta tjänster, lönekostnader kan inte accepteras för projektet.

Som allmän regel måste samtliga kostnader uppkomma under projektets livstid, men registrering och bokningskostnader relaterade till mässor kan accepteras, även om kostnaderna uppkommer innan ansökan lämnats in.

Avfatta din rapport i nätservice

Eftersom Group Explorer-projektet berör en företagsgrupp behandlas slutrapporterna samtidigt. Därför bör de olika slutrapporterna skickas till Business Finland så samtidigt som möjligt.

Vid rapporternas utvärdering uppmärksammas genomförandet av projektet och dess uppställda mål och i synnerhet samarbetet mellan företagen.

Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Kontaktpersonen för kostnadsredovisningen (en person i ekonomiförvaltningen, till exempel en revisor) bekräftar kostnaderna med sin försäkran.

Acceptabla kostnader

Stödberättigade kostnader är endast köpta tjänster, lönekostnader kan inte accepteras för projektet.

Avfatta din rapport i nätservice

Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Kontaktpersonen för kostnadsredovisningen (en person i ekonomiförvaltningen, till exempel en revisor) bekräftar kostnaderna med sin försäkran.

Acceptabla kostnader

• Av en total arbetstidslön som betalas ut till en person kan projektet krediteras dess andel. Lönekostnader accepteras inte i projekt för vilka finansieringsbeslutet fattats före 2023.
• BF kan acceptera experttjänster som inköpstjänstkostnader då de uppkommit för projektet i enlighet med projektplanen och faktureringen.
• Inköpstjänsterna redovisas utan moms.
• Endast koncerninterna intresseinköp kan accepteras som intresseköp. Om projektet utför upphandling från ett intresseföretag, se: Inköp från koncern- och intresseföretag.
• Programvara, molntjänster, resekostnader, material och förnödenheter som krävs för projektet ingår i den uppskattade posten för övriga kostnader, till högst 20% av lönen och inköpstjänsterna.Läs mer om finansieringsvillkoren.

Avfatta din rapport i nätservice

Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Kontaktpersonen för kostnadsredovisningen (en person i ekonomiförvaltningen, till exempel en revisor) bekräftar kostnaderna med sin försäkran.

Acceptabla kostnader

Enbart lönekostnader kan godkännas i projektet.

Avfatta din rapport i nätservice

Avfatta en rapport och avräkning i nätservicen. Den kan skickas till Business Finland av den ansvariga projektledaren.

Förutom rapporten som inlämnats i nätservicen, ska du delge Business Finland tillräcklig information för rapportering till EU-kommissionen. Du får ytterligare information av projektets kontaktperson.

Skicka dessutom in revisorns revisionsberättelse i samband med den slutliga redovisningen.

Acceptabla kostnader

Penninglöner och personalbikostnader

Varje person som är sysselsatt inom projektet måste registrera de arbetstimmar denne utför för projektet. Uppföljningen av arbetstid gäller även personer som får arbetsersättning. Till avräkningen ska bifogas en lönespecifikation (Y4).

Av den utbetalda effektiva arbetstidslön som godkänts för projektet i form av personalbikostnader kan en procentuell andel av projektets uppskattade kostnad (upp till 50%) accepteras.

Inköpstjänster

Inköp av tjänster som överensstämmer med projektplanen och finansieringsvillkoren kan accepteras som projektkostnader.

Avfatta din rapport i nätservice

Projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnaderna enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Endast den ansvariga ledaren för projektet och en person som har rätt att teckna företagets firma kan godkänna och skicka en rapport till Business Finland.

Till rapporten bifogas lönespecificering (Y4) alltid vid lönerapportering. Revisorns revisionsberättelse måste också bifogas slutavräkningen.

Acceptabla kostnader 

Beträffande investeringsstöd och driftsstöd kan penninglöner till personal som är direkt involverade i och assisterar dessa aktiviteter accepteras som projektkostnader. Lönerna redovisas i enlighet med finansieringsvillkoren och riktlinjerna för lönespecifikationen Y4.

Köpta tjänster som är direkt relaterade till klusterorganisationens aktiviteter enligt projektplanen kan accepteras som projektkostnader. Därtill är kostnader för investeringar i immateriella tillgångar godtagbara för investeringsstöd. Immateriella tillgångar innebär patent, licenser, andra immateriella rättigheter och know-how.

Stödberättigande kostnader för investeringsstöd kan vara förvärv av materiella tillgångar i enlighet med projektplanen. Materiella tillgångar avser mark, byggnader och anläggningar samt maskiner och utrustning. Anskaffningskostnader för materiella tillgångar redovisas i kostnadsberäkningen under Utrustningsköp. Finansiären kan acceptera anskaffningskostnaden för materiella tillgångar som direkt kostnad för projektet då den huvudsakligen används av projektet. Om dessa materiella tillgångar används i andra aktiviteter än projektet accepteras anskaffningskostnaden i den utsträckning som den används i projektet. Hyreskostnaderna för byggnader, maskiner och utrustning som huvudsakligen används för projektet kan accepteras i den mån utrustningen används i projektet.

Om projektet utför upphandling från ett intresseföretag, läs instruktionerna.

Läs mer om intressköp

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

Innovationssedelprojekt redovisas i enlighet med Villkoren för de minimis-stöd för företag. Läs finansieringsvillkoren innan du förbereder rapporten. 

Avfatta din rapport i nätservice

Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Gör en slutrapport i nätservicen. Du kan skicka slutrapporten så snart projektet har genomförts och tjänsteleverantörens faktura är betald.

• Se till att du också skickar in ett meddelande om godkännande av beslutet.
• I slutrapporten ska bidragsmottagaren kunna presentera projektets resultat. Bifoga en rapport från tjänsteleverantören, en mätrapport eller en bild på prototypen till rapporten.
• Endast köptjänsten i enlighet med finansieringsbeslutet kommer att accepteras som kostnad för projektet. En kopia av fakturan och betalningsbeviset krävs som bilaga. Betalningsverifikatet (betalningskvittot eller utdraget från kontoutdraget) ska innehålla uppgifter om betalaren, betalningsmottagaren och dennes kontonummer, betalningens föremål och belopp, datum och bankens referensnummer.
  • Om värdet på köptjänsten är lägre än det bidragsbelopp som anges i finansieringsbeslutet, ska kostnadsredovisningen överensstämma med det realiserade priset (moms 0 %).
• Innan du skickar in en rapport, se till att
  • om ditt företag har en skatteskuld har ett betalningsavtal avtalats med Skatteförvaltningen
  • ditt företag har inga obetalda lånerater på tidigare lån från Tekes eller Business Finland, utmätningsskulder, betalningsstörningar eller andra obetalda ekonomiska förpliktelser
• Business Finland kontrollerar samtidigt slutrapporten och kostnadsredovisningen. När Business Finland har godkänt rapporten kommer betalningen att göras till förmånstagaren.

Avfatta din rapport i nätservice

Från och med tisdagen den 20 juni 2023 kommer Co-Innovation och Co-Research-projekt att redovisas med en ny rapporteringstjänst (läs mer i bulletin). Förhoppningen är att projekten Co-Creation och Research to Business ska ingå i den nya rapporteringsservicen i augusti-september.

Den person som är befullmäktigad för projektet kan skicka rapporten via nätservicen. Den ansvariga projektledaren måste ombesörja att projektets framsteg rapporteras enligt finansieringsvillkoren.

Rapportens bilagor

Alltid då löner redovisas ska alla utom statens verk och institut bifoga en lönespecifikation till rapporten. Blankett T4 används som lönespecifikation, om inte annat överenskommits.

Alla instanser förutom statliga verk och institutioner måste lämna in en revisors revisionsberättelse i samband med slutredovisningen om det totala beloppet för den kostnadsberäkning som godkänts i projektfinansieringsbeslutet överstiger 500 000 euro.

När det gäller andra projekt än Co-Creation-projekt måste protokollet från styrgruppens första möte bifogas den första rapporten om projektet. I protokollet ska framgå att styrgruppen har godkänt projektplanen, kostnadsberäkningen och finansieringsplanen i enlighet med beslutet. Styrgruppens sammansättning måste också registreras i protokollet.

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

I RRF-projekt är revisorns revisionsrapport en obligatorisk bilaga för alla finansieringsmottagare, oavsett eurobeloppet för den godkända kostnadsuppskattningen. Behandlingen av slutrapporten påskyndas när revisionsrapporten lämnas som bilaga till rapporten.

Deadlines för rapportering

Framstegen för offentliga forskningsprojekt rapporteras till Business Finland 2-3 gånger om året.

I finansieringsbeslut som fattas efter 1.1.2022 ska projekten rapporteras två gånger om året enligt följande tidtabell:

• Rapporteringsperiod 1.1.–30.6, tidsfrist för rapportering 31.8.
• Rapporteringsperiod 1.7.–31.12, tidsfrist för rapportering 28.2.

Efter rapporteringsperiodens slut har finansieringsmottagaren två månader på sig att lämna in en mellanrapport. När det gäller slutrapporten sker ingen förändring, tidsfristen är fyra månader från projektets avslutningsdatum.

Rapporteringstidtabellen förblir i enlighet med finansieringsbeslutet och de finansieringsvillkor som gäller för projektet i projekt där finansieringsbeslutet har fattats före 31.12.2021. Innovationsfinansieringsverket Business Finland rekommenderar att forskningsorganisationerna hoppar över den frivilliga rapporteringen i maj under övergångsperioden för den ändrade tidtabellen.

I Co-Creation-projekt skickas endast slutrapporten inom den tidsfrist som anges i finansieringsbeslutet.

Läs även meddelande: Rapporteringstidtabell för finansiering av offentlig forskning i finansieringsbeslut från och med 1.1.2022

Acceptabla kostnader

Lönekostnader för effektiv arbetstid inom projektet kan accepteras för projektet. Alla som utför direkt arbete med projektet måste föra en arbetstidsuppföljning på minst timbasis av timmar avsatta för projektet. De arbetstimmar som använts för projektet måste fördelas på de dagar då arbetet utfördes, enligt antalet arbetstimmar. De tilldelade timmarna måste bekräftas minst en gång i månaden av arbetstagarens förman eller annan person som uppgiften enligt arbetsordningen tillhör.

En offentlig forskningsorganisation måste följa lagen om upphandling. Läs direktiven Lagen om upphandling, EU:s regler för statligt stöd och finansiering som beviljats av Business Finland.

Kostnader redovisas på avsedd rad i kostnadsredovisningen baserat på finansieringsmottagarens bokföring.

Utbetalning av finansieringen

Business Finland utbetalar finansieringen inom cirka tre månader efter mottagandet av rapporten och avräkningen.

Avfatta din rapport i nätservice

Den ansvariga chefen måste tillse att projektets framsteg rapporteras enligt finansieringsvillkoren. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Rapportbilagor

Tillsammans med slutrapporten och avräkningen inlämnas revisorns revisionsberättelse. Om kostnader som uppstått, fakturerats och betalts för revisionen inte har inkluderats i de projektkostnader som bekräftats av revisorn, måste en kopia av fakturan och ett betalningskvitto / ett kontoutdrag av kostnaderna för revisionen skickas till Business Finland.

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

Acceptabla kostnader

På grundval av delrapporten kommer de preliminärt godkända kostnaderna att granskas igen i samband med slutrapporten. Finansiären godkänner inte de slutliga kostnaderna förrän den har erhållit revisorns revisionsberättelse..

Penninglöner och arbetstidsuppföljning

Lönekostnaderna för den effektiva arbetstid som avsatts för projektet kan accepteras. Alla som utför arbete för projektet måste hålla en arbetstidsregistrering med minst en timmes noggrannhet. Uppföljningen av arbetstid gäller även personer som får arbetsersättning.

Arbetstimmarna för projektet måste fördelas på de dagar då arbetet utfördes, enligt förverkligade arbetstimmar. De tilldelade arbetstimmarna måste bekräftas minst en gång i månaden av arbetstagarens förman eller annan behörig person.

Lönerna rapporteras på lönespecifikationsblankett Y4.

Inköpstjänster

Upphandlingarna för projektet måste överensstämma med projektplanen och finansieringsvillkoren. Tillse att inköpsfakturorna alltid har en tydlig hänvisning till den köpta tjänsten, så att det vid rapporteringssituationen är lätt försäkra sig om att inköpet tillhör projektet. Om fakturan också inkluderar inköp som tillhör andra anskaffningar, måste den produkt eller tjänst som köps för projektet klart åtskiljas från andra inköp i inköpsfakturan.

Om projektet omfattar upphandling från ett intresseföretag, kolla in: Inköp från koncern- eller intresseföretag. För intresseföretagsfaktureringen tillämpas samma koefficienter för personalbikostnader och allmänna kostnader som för finansieringsmottagaren.

Offentliga aktörer bör alltid följa lagen om upphandling. Läs direktivet Lagen om offentlig upphandling och koncession, EU-bestämmelser om statligt stöd och finansiering av Business Finland.

Kostnaderna redovisas på den rad i kostnadsredovisningen dit de hänförs på grundval av mottagarens räkenskaper.

Beräknade kostnader

De koefficienter för personalbikostnader och allmänna kostnader som har godkänts för projektet i finansieringsbeslutet, används även i rapporteringen. Koefficienten för personalbikostnaderna är högst 50% och de allmänna kostnaderna högst 20%.

Avfatta din rapport i nätservice

• Avfatta en rapport om tillväxtmotorns konkurrensskede i nätservicen. Ingen kostnadsredovisning inlämnas.
• Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.
• Rapporten redogör för företagets ekonomi, projektgenomförande och en sammanfattning av projektresultaten.
• Till rapporten bifogas det ifyllda dokumentet Rapportering om tillväxtmotorer.

Avfatta din rapport i nätservice

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnadsutvecklingen enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig.

Rapporten och kostnadsredovisningen kan skickas bara av projektledaren.

Rapporten redogör för företagets ekonomi, jämför genomförandet av projektet med planen och de uppsatta målen samt möjliga ändringar av projektplanen.

Acceptabla kostnader

De kostnader som krävs för genomförandet av projektet kan accepteras som direkta kostnader för projektet. Kostnader som upplupit under räkenskapsperioden, som tillhör projektet och är godtagbara enligt finansieringsvillkoren, redovisas i kostnadsräkningen på prestationsbasis och som betallda.

Alla projektkostnader, med undantag av lönekostnader och personalbikostnader, debiteras en av de två Inköpskostnadsslagen. Fakturans ursprungsland avgör om kostnaderna är från den inre marknaden eller andra inköp.

Inköp från intresseföretag eller företag som tillhör samma koncern kan accepteras, men för ett utländskt företag måste beslutet innehålla ett särskilt villkor relaterat till detta. Från intresse- och koncernföretag måste separata avräkningar och revisionsberättelser inlämnas. Läs mer om intresseinköp.

I lönespecifikationen för de totala lönerna där alla kontanta löner rapporteras, ska utbetalda bonusar etcetera vara etablerad praxis för företaget och löntagarna. Arbetstiden för ett projekt är antalet timmar som tilldelats projektet baserat på uppföljningen av arbetstiden. Den maximala arbetstiden för ett projekt kan vara 11 månader / år.

Avfatta din rapport i nätservice

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnadsutvecklingen enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig.

Rapporten och kostnadsredovisningen kan skickas bara av projektledaren.

Acceptabla kostnader

Penninglöner och arbetstidsövervakning

Varje person som arbetar med ett projekt måste hålla registrera de arbetstimmar de utför för projektet. Arbetstidsövervakningen gäller även personer som får arbetsersättning.

Lönerna rapporteras på lönespecifikationsblankett Y4.

Inköpstjänster

Kostnaderna för att hyra den utrustning som behövs för investeringen kan också accepteras för de köpta tjänsterna.

Räkenskaperna måste omfatta inköpsfakturor för de upphandlingar som tillhör projektet, där den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren anges. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, på till exempel procentuell basis av beloppet på inköpsfakturan.

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

Beräknade kostnader

Personalbikostnader kan accepteras som en procentuell andel av projektets beräknade kostnad (upp till 50%) av den betalda, effektiva arbetstidslön som godkänts för projektet.

Allmänna kostnader accepteras inte.

Rapportera även mottagna inkomster

Om bidragsmottagaren fått inkomster som genererats under projektet eller omedelbart efter det att det har slutförts via projektkostnader som Business Finland beviljat, måste denne rapportera dem till Finansiären utan dröjsmål, senast i samband med slutrapporten. Inkomster kan till exempel genereras i samband med utnyttjandet av en investering. Om inkomsten är betydande kan finansiären neka att godkänna kostnaderna för den kommersiella verksamheten eller dra av de inkomster som erhållits från kostnaderna.

Avfatta din rapport i nätservice

Bilagor till rapporteringen

• Ange en kostnadsredovisning eller en redogörelse eller ett huvudbokutdrag för kostnaderna för de innovativa delarna av de aktiviteter som nämns i projektplanen i samband med varje rapport.
• Skicka också in revisorns revisionsberättelse i samband med den slutliga redovisningen.

Acceptabla kostnader

Penninglönen för de innovativa komponenterna i varje verksamhet som ska finansieras måste baseras på personalens arbetstidsövervakning. På begäran ska stödmottagaren tillhandahålla en uppdelning av de personer som har deltagit i det innovativa bidraget.

Inköpstjänstkostnader kan accepteras för projektet i enlighet med projektplanen och kostnadsuppskattningen samt finansieringsvillkoren.

Avfatta din rapport i nätservice

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnader enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren och personer som har rätt att företräda företaget. 

Beskriv i rapporten företagets ekonomi, jämför projektets genomförande med planen och de uppsatta målen samt eventuella förändringar av planen.  Anteckna på kostnadssidan upplupna och stödberättigande kostnader under redovisningsperioden enligt prestationsbasis och som betalda.

En separat guide har gjorts för NIY-finansiering  och för DTA-finansiering för projektgenomförande och rapportering: NIY Projektets genomförandet och rapportering / DTA Projektets genomförandet och rapportering (på engelska). 

Acceptabla kostnader

Penninglönser och arbetstidsuppföljning

Arbetstiden kan uppskattas som en procentuell andel av den totala arbetstiden. En timbaserad arbetstidsuppföljning krävs endast om företaget har andra Business Finland-projekt samtidigt. I sådana fall måste alla deltagare i projektet iaktta en timbaserad arbetstidsuppföljning under åtminstone den tid projekten överlappar.

De totala lönerna, inklusive semesterlöner, redovisas i lönespecifikationen (Y4). Utbetalningar av bonusar etcetera måste vara vedertagen praxis inom företaget och personalen. För ett projekts arbetstid rapporteras det utförda antalet arbetstimmar.

Inköpstjänster

Alla projektkostnader, med undantag av lönekostnader och personalbikostnader, debiteras med endera Inköpskostnadsslaget: Inköp från det inre marknadsområdet eller Inköp utanför det inre marknadsområdet. Fakturans ursprungsland avgör om kostnaderna är från den inre marknaden eller utgör övriga inköp.

Inköp från företag som tillhör samma koncern kan endast accepteras om de har beviljats ett specialvillkor i finansieringsbeslutet. Ifrågavarande koncernbolag måste lämna in sina egna separata avräkningar och revisionsberättelser, se: Inköp koncern- och intressebolag. Tjänster som köps från andra intresseföretag är inte stödberättigande kostnader.

Allmänna kostnader

I NIY-projekt redovisas inte omkostnader med en beräknad omkostnadsfaktor, men nödvändiga kostnader för utrymmen, arbetsmaskiner, telefoni och andra kostnader kan accepteras som direkta kostnader för projektet.

Avfatta din rapport i nätservice

Projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnader enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är emellertid inte möjlig. Rapporten kan skickas bara av projektledaren.

Redogör i rapporten

• Har målen i finansieringsbeslutet uppnåtts?
• Om målen inte har uppnåtts, utvärdera de främsta orsakerna till att du har hamnat efter och vad du ytterligare gör för att uppnå dem?
• Genomfördes projektet planenligt och kostnadsuppskattningen?
• Gick projektarbetet igenom enligt projektplanen? Om inte, redogör för avvikelserna.
• Vilka är uppföljningsplanerna efter projektet?

Då du gör en avräkning

• Kontrollera att specialvillkoret beträffande kostnaderna i beslutet har uppfyllts.
• Jämför den faktiska arbetsinsatsen med uppskattningen i projektplanen och rapportera avvikelser.
• Observera att fastän det inte krävs någon timbaserad uppföljning av arbetstiden för ett projekt, så bör det vara möjligt att påvisa de personer som arbetade med projektet och de totala kontantlöner som betalades ut till dem under projektet.
• Specificera inköpstjänsterna, men redovisa dem som en enda post.
• Bifoga till rapporten en försäkran från kontaktpersonen för kostnadsredovisningen, där en person som ansvarar för ekonomiförvaltningen, såsom en revisor, bekräftar att de kostnader som uppkommit uppfyller finansieringsvillkoren.

Acceptabla kostnader

• Av en total arbetstidslön som betalas ut till en person kan projektet krediteras dess andel.
• BF kan acceptera experttjänster som inköpstjänstkostnader då de uppkommit för projektet i enlighet med projektplanen och faktureringen.
• Inköpstjänsterna redovisas utan moms.
• Endast koncerninterna intresseinköp kan accepteras som intresseköp. Om projektet utför upphandling från ett intresseföretag, se: Inköp från koncern- och intresseföretag.
• Programvara, molntjänster, resekostnader, material och förnödenheter som krävs för projektet ingår i den uppskattade posten för övriga kostnader, till högst 20% av lönen och inköpstjänsterna.

Tempo-uppföljning av projektkostnader

Se de separata instruktionerna för att följa upp kostnaderna i ett Tempo-projekt.

Läs instruktionerna

Avfatta din rapport i nätservice

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnader enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Endast den ansvariga ledaren för projektet och en person som har rätt att teckna företagets firma kan godkänna och skicka en rapport till Business Finland.

Bifoga en redogörelse för hur projektredovisning och arbetstidsuppföljning har organiserats i en bilaga till den första delrapporten. Syftet med redogörelsen är att säkerställa att projektredovisningen och arbetstidsuppföljningen uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

När du gör rapporten ska du kontrollera om det finns ett specifikt villkor angående kostnaderna i finansieringsbeslutet.

Börja med att avfatta slutrapporten i god tid och avsätt också tid för revisorn: revisorn kontrollerar projektkostnaderna och redovisningen och revisionsrapporten bifogas den slutliga avräkningen. Du hittar dina egna instruktioner för revisionen Revisorns sida.

Redovisa alla kostnader som uppkommit i projektet i enlighet med projektplanen och finansieringsvillkoren. i samband med slutrapporten kommer de preliminärt godkända kostnaderna på grundval av delrapporterna att granskas igen. Business Finland godkänner slutgiltigt kostnaderna först då revisorns revisionsberättelse har mottagits.

Acceptabla kostnader

Projektkostnaderna godkänns då de uppkommer under finansieringsbeslutets giltighetstid. Försäkra dig om giltighetstiden för finansieringsbeslutet. Fakturan kan vara daterad efter projekttidens utgång, så länge utgiften för prestationen har uppkommit under projekttiden. Endast kostnader som uppkommit av revisionsberättelsen kan accepteras, även om de uppstått efter projektperioden. Om faktureringen och betalningen för revisionen inte har inkluderats i de projektkostnader som bestyrkts av revisorn, måste en kopia av fakturan och ett betalningsverifikat/ en betalningskopia av revisionskostnaderna bifogas revisionen.

Kostnaderna måste vara betalda då de krediteras Business Finland. För fakturor i utländsk valuta används betalningsdagens växelkurs. Kostnaderna godkänns utan moms. En inköpsfaktura måste ange vilken post som hänförs projektet.

Penninglöner och arbetstiduppföljning

Varje person som är sysselsatt inom projektet måste registrera de arbetstimmar denne utför för projektet. De utförda timmarna bör tilldelas de dagar då arbetet utfördes. Lönen till den anställda baseras på den totala arbetstiden i företaget, varav Business Finland krediteras den andel som ankommer projektet enligt arbetstidsuppföljningen. En arbetstagares arbetstid måste bekräftas minst en gång i månaden av den ansvariga projektledaren eller arbetsledaren. En notering om bekräftelsen måste registreras i uppföljningssystemet.

Då du redovisar löner ska du alltid skicka in en lönespecifikation Y4 med alla kolumner ifyllda som en bilaga till rapporten.

Personalbikostnader och allmänna kostnader

Business Finland accepterar som personalbikostnader en procentuell andel av projektets beräknade kostnad (högst 50%) av de betalda, effektiva arbetstidslönerna som har godkänts för projektet.

Business Finland godkänner som allmänna kostnader en procentandel av summan av projektets lön- och personalkostnader i enlighet med projektets kostnadsuppskattning (högst 20%).

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Köpta tjänster som är direkt relaterade till åtgärder enligt projektplanen kan accepteras som projektkostnader. Dessutom är kostnader för investeringar i immateriella tillgångar berättigade till investeringsstöd. Med immateriella tillgångar avses patent, licenser, andra immateriella rättigheter och know-how. Inköpstjänster från utomstående instanser kan accepteras enligt projektplan och fakturering.

Hyreskostnader för byggnader, maskiner och utrustning som huvudsakligen används för projektet kan accepteras i den mån utrustningen används i projektet.

SaaS /molntjänstköp redovisas som hyra av utrustning.

Hyreskostnader motsvarande inköp av anläggningstillgångar kan accepteras som kostnader som härrör från hyresavtal motsvarande förvärv av anläggningstillgångar under projektets löptid. Övriga hyresrelaterade kostnader (administration, finansieringar, försäkringar, reparationer och andra liknande kostnader) är inte finansieringsberättigade. Om ovanstående poster inte kan specificeras kan högst 50% av projektets totala utgifter för hyresavtalet accepteras som projektkostnader.

Se till att inköpsfakturorna alltid har en tydlig beskrivning av den köpta tjänsten, så att det vid rapporteringssituationen är lätt att försäkra sig om att inköpet tillhör projektet. Om fakturan också innefattar inköp som hänför sig till annan affärsverksamhet, måste den produkt eller tjänst som inköps för projektet tydligt kunna skiljas från andra inköp i inköpsfakturan.

Bokföringen måste uppta inköpsfakturor med projektidentifierare för de upphandlingar som ingår i projektet och som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, på till exempel procentuell basis av inköpsfakturans belopp.

Om inköpstjänsterna har köpts från ett intresseföretag, lämna intresseavräkningen som en bilaga till avräkningen så att blanketterna för ett intressebolag bildar en pdf-fil.

Läs mer om intresseinköp

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

I nätservicen får du mer instruktioner

Den ansvariga projektledaren rapporterar om projektets framsteg och kostnader enligt den överenskomna rapporteringstidtabellen. Rapporten kan redigeras av alla personer som har behörighet att se projektinformationen i nätservicen. Samtidig redigering är dock inte möjlig. Endast den ansvariga ledaren för projektet och en person som har rätt att teckna företagets firma kan godkänna och skicka en rapport till Business Finland.

Bifoga en beskrivning av hur projektredovisningen och arbetstidsuppföljningen har organiserats som en bilaga till den första delrapporten. Syftet med beskrivningen är att säkerställa att projektredovisningen och arbetstidsuppföljningen uppfyller kraven i finansieringsvillkoren.

Kontrollera vid rapportering om det finns ett specifikt kostnadsvillkor i finansieringsbeslutet.

Börja avfatta slutrapporten i god tid. Slutrapporten innefattas också uppföljningsfrågor där projektets resultat och effekter kartläggs i större omfattning. Reservera också tid för revisorn: revisorn granskar projektkostnaderna och redovisningen och revisionsrapporten bifogas slutrapporten. Här finner du instruktioner för granskningen från revisorernas sida.

Rapportera alla kostnader som uppkommit i projektet i enlighet med projektplanen och finansieringsvillkoren. På grundval av delrapporten kommer de preliminärt godkända kostnaderna att granskas igen i samband med slutrapporten. Business Finland kommer inte att slutgiltigt godkänna kostnaderna förrän det har fått revisorns revisionsrapport.

Den sista raten av den beviljade finansieringen betalas alltid efter slutrapporten. Med detta vill man undvika onödiga återkrav i situationer där det uppskattade beloppet för stödberättigade kostnader inte uppnås.

Acceptabla kostnader

Kostnader som uppkommit under finansieringsbeslutets giltighetstid accepteras för projektet. Försäkra dig om giltighetsperioden för finansieringsbeslutet. En faktura kan vara datera efter projekttidens utgång, så länge utgiften har uppkommit på prestationsbasis under projektettiden. Endast kostnader som uppkommit för revisionsberättelsen kan accepteras, fastän de uppkommit efter projekttiden.

Kostnaderna måste ha betalats i det skede då de debiteras Business Finland. För fakturor i utländsk valuta används betalningsdagens växelkurs. Kostnaderna accepteras utan moms. En inköpsfaktura måste ange vilken del av den som hänför sig till projektet.

Penninglöner och arbetstidsuppföljning

Varje person som är sysselsatt inom projektet måste registrera de arbetstimmar denne utför för projektet. De utförda timmarna bör tilldelas de dagar då arbetet utfördes. Lönen till den anställda baseras på den totala arbetstiden i företaget, varav Business Finland krediteras den andel som ankommer projektet enligt arbetstidsuppföljningen. En arbetstagares arbetstid måste bekräftas minst en gång i månaden av den ansvariga projektledaren eller arbetsledaren. En notering om bekräftelsen måste registreras i uppföljningssystemet.

När du redovisar löner ska du alltid uppge en lönespecifikation (Y4), med alla kolumner ifyllda.

Inköpstjänster och lagen om upphandling

Förklara rapporterade kostnader, till exempel de viktigaste inköpstjänsterna och inköp av utrustning, i rapporten.

Upphandlingarna för projektet måste överensstämma med projektplanen och finansieringsvillkoren. Se till att inköpsfakturorna alltid tydligt redogör för den köpta tjänsten, så att det i rapporteringssituationen är lätt att försäkra sig om att inköpet tillhör projektet. Om fakturan också omfattar inköp som hänför sig till annan affärsverksamhet, måste den produkt eller tjänst som köpts för projektet tydligt vara åtskild från andra inköp i inköpsfakturan.

Räkenskaperna måste innehålla inköpsfakturor för de upphandlingar som hänför sig till projektet och som anger den produkt eller tjänst som köpts för projektet och projektidentifieraren. Business Finland accepterar inte allokering av inköp till ett projekt, till exempel på procentuell basis av inköpsfakturabeloppet.

Om inköpstjänsterna har köpts från ett intresseföretag, lämna intresseavräkningen som en bilaga till avräkningen så att blanketterna för ett intressebolag bildar en pdf-fil.

Läs mer om intresseinköp

Om ert projekt ingår i Finlands program för hållbar tillväxt (RRF), läs vidare:

När stödmottagaren är en sådan upphandlande enhet som avses i 5 § i upphandlingslagen och som anskaffar varor eller tjänster för sitt projekt, ska Business Finland i enlighet med RRF-förordningen samla in uppgifter om leverantören (uppdragstagaren) av den tjänst eller de varor som hänför sig till den upphandlande enhetens projekt och om dennas eventuella underleverantörer. Med formuläret nedan meddelar du uppgifter om den organisation som tillhandahåller varorna eller tjänsterna (dvs. uppdragstagaren) samt om uppdragstagarens underleverantörer i samband med rapporteringen.

Uppgifter om uppdragstagare och underleverantörer samlas in direkt från leverantörer av projektrelaterade tjänster och varor (kostnader för material och förnödenheter, inköp av utrustning, inköpta tjänster och andra kostnader). Formuläret behöver inte lämnas in för leverantörer av stödtjänster av karaktären personalbikostnader och allmänna omkostnader (t.ex. administrativa tjänster) eller för leverantörer av reserelaterade tjänster eller om endast penninglöner redovisas som direkta kostnader under rapporteringsperioden.

Business Finland kontrollerar uppgifterna om uppdragstagarnas verkliga ägare och förmånstagare direkt från informationstjänsten som förvaltas av PRS. På begäran ska Business Finland även tillställas uppdragstagarnas verkliga ägares och förmånstagares för- och efternamn samt födelsedatum, om dessa inte finns i handelsregistret. För att undvika begäran om ytterligare information ska stödmottagaren påminna uppdragstagaren om att på det sätt som förutsätts i penningtvättslagen se till att en anmälan om förmånstagare görs och att ändrade uppgifter om förmånstagare anmäls till handelsregistret (PRS-Handelsregistret-Anmälan om förmånstagare).

Vänligen läs mer på sidan Anvisningar för finansieringsmottagaren.